About: Roberta Torresan

Cosa fa una Wedding Planner? Domanda sbagliata!

Anche se sembra una semplice domanda, la risposta a “Che cosa fa una Wedding Planner?” cambia ad ogni cliente con il quale una wedding planner decide di lavorare.

Questa imprevedibilità è uno dei motivi principali per portarmi a dire che la domanda è sbagliata. La domanda corretta è “Che cosa può fare per Te una Wedding Planner?”

Nonostante tutto il clamore che si è creato attorno alla professione di Wedding Planner infatti, ricevo ancora molte richieste di sposi affascinati dalle foto e dai video dei miei matrimoni, ma che mi chiedono in cosa consista esattamente il mio lavoro. Domanda pienamente legittima, dato che ogni wedding planner ha una sua filosofia ed una sua impostazione. Ma la risposta dipenderà molto anche dai desideri degli sposi stessi.

In questo post però vorrei evitare di parlare solo di me stessa, cercando invece di illustrare tutte le forme e tutti i modi con i quali una wedding planenr può venire incontro alle richieste degli sposi.

Tutto inizia con una semplice conversazione …

La consultazione iniziale

La consultazione iniziale tra la professionista e gli sposi serve per impostare le basi del rapporto e del progetto del matrimonio.

Quando una wedding planner incontra per la prima volta i clienti, la conversazione dovrebbe consistere principalmente nel conoscersi a vicenda, capire se ci sia un feeling; gli sposi illustreranno i loro desideri e risponderanno alle domande della wedding planner (non fidatevi di chi non vi fa domande e non vi ascolta). Poi sarà la wedding planner a spiegare il proprio metodo di lavoro e a stabilire gli steps successivi.

In genere, una wedding planner può ricevere un incarico full service o solo per la giornata delle nozze (wedding day coordinator), ma nel mezzo ci possono essere diverse formule ibride, a seconda di ciò che è più approrpriato per ogni coppia di sposi.

L’offerta economica quindi si baserà su quanto concordato con gli sposi, al fine di includere tutti i servizi necessari alla realizzazione del loro sogno, sulla base delle caratteristiche delle nozze da loro desiderate.

Vediamo però quali possono essere i servizi e i compiti che potranno fare al caso vostro, e che potranno o dovranno rientrare tra quelli che affiderete alla vostra wedding planner.

Wedding Day Coordinator

In questo caso la sposa si è già presa cura di tutti i preparativi pre-matrimonio, e tutti quello di cui ha bisogno è un aiuto per il giorno del matrimonio, quello che cerca è una persona alla quale affidare la regia del grande giorno, per assicurarsi che dietro le quinte ci possa essere una professionista in grado di far funzionare l’evento alla perfezione,

Come wedding day coordinator, la prima responsabilità sarà quella di verificare tutti i contratti di ogni fornitore che i clienti hanno scelto di assumere. Si metterà quindi in contatto con i fornitori circa una settimana prima del matrimonio, si presenterà e si assicurerà di avere i contatti di ciascuno di essi, sia per coordinarli al meglio il giorno delle nozze, sia in caso di emergenza.

Per garantire una giornata dell’evento che fili via liscia e perfetta, la wedding planner dovrà creare un cronoprogramma dettagliato che incorpori la timeline di ogni momento per tutta la durata del matrimonio. La sposa dovrebbe approvare la timeline, che verrà poi consegnata a tutti i fornitori per garantire che tutto sia in sintonia. In questa situazione l’armonia tra fornitori e wedding planner non è facile da creare ma una brava professionista non avrà paura di prendere il controllo e garantire che tutti siano perfettamente allineati.

Giorno del matrimonio

Il giorno delle nozze, la wedding planner deve arrivare presso la location prima di tutti, o comunque abbastanza presto per supervisionare tutti gli allestimenti e i preparativi di ogni fornitore coinvolto, e per risolvere tutte le questioni che possono insorgere all’ultimo momento.

La wedding planner deve essere il collegamento tra tutti i fornitori e gli sposi il giorno delle nozze, possibilmente alleviandoli da qualsiasi aspetto operativo e organizzativo. Ciò consentirà agli sposi di godersi appieno la giornata con i loro amici e la loro famiglia.

Quindi che cosa fa una wedding planner incaricata del coordinamento del giorno delle nozze? Fino a questo punto abbiamo già dato delle risposte piuttosto interessanti.

Il giorno del matrimonio è fatto di molti dettagli e soprattutto di tanta attenzione per gli ospiti. A prescindere dalla formula che avete scelto, ci sono wedding planners in grado di assistere sposi e invitati con una squadra affiatata, e che si prenderanno cura dei vostri ospiti fin dalla prenotazione degli hotels e dei trasferimenti.

Full Service

Naturalmente, non tutte le spose immaginano un matrimonio come quello delle fiabe della Disney, o forse sì! Ma molte di loro sono troppo impegnate con il loro lavoro e proprio non possono prendersi cura dei dettagli della pianificazione del loro matrimonio. In ogni caso, organizzare un matrimonio è un affare piuttosto complesso e, a meno che non si tratti di una cerimonia minimalista e con pochissimi ospiti, l’opzione della Wedding Planner Full Service è sempre la preferibile.

Perchè? Che cosa fa una Wedding Planner Full Service?

Molto semlicemente potrete concedervi il lusso di avere una professionista che si occuperà di tutto, garantendovi un livello di qualità decisamente molto alto.

Forse molti ancora non lo immaginano, ma strada facendo gli sposi si rendono presto conto che organizzare e creare un matrimonio è un compito davvero immane, ed un percorso lungo e denso di impegni. Per fortuna, l’esperienza accumulata da una professionista è ciò che verrà messo a vostra disposizione per far sì che tutto funzioni a meraviglia.

“Non immaginavo ci fosse così tanto da fare!” Questa è la frase che sento ripetere più spesso dagli sposi già poche settimane dopo il primo incontro. E allora vediamo in dettaglio i compiti principali di cui si occuperà una Wedding Planner Full Service.

Il Budget

In un modo o nell’altro, il budget influenzerà molte decisioni. Molto presto, già dalle prime fasi della pianificazione, la wedding planner dovrebbe avviare una discussione approfondita con i clienti per capire quale sia il loro budget per il matrimonio. Alcuni sposi non ne hanno la minima idea, o se ne sono fatti una idea completamente sbagliata, se rapportata ai loro desideri.

La Wedding Planner sa trasformare le richieste degli sposi in un budget molto dettagliato e molto vicino alle spese finali e reali. Il tutto in poco tempo. Questo aiuta gli sposi a capire se le loro aspettative siano realizzabili o se invece devono cambiare qualcosa, in eccesso come in difetto.

Nonostante la sua importanza, il budget comunque non è scolpito nella pietra. Durante le varie fasi del progetto, vedo spesso sposi innamorarsi di idee e proposte che accendono i loro occhi, e improvvisamente il budget viene alzato per realizzare un sogno che nel frattempo sta prendendo corpo. La wedding planner deve tenere il passo con aspettative che cambiano e aggiustare le proposte di conseguenza.

Location

Una volta poste le basi del rapporto con gli sposi, è il momento di iniziare la ricerca della location. Confrontare diverse location può essere uno dei lavori più complicati in risposta alla domanda iniziale: “Che cosa fa una wedding planner?” , soprattutto perchè è proprio lì dove si crea il massimo valore emozionale per gli sposi.

Ogni location genera diverse emozioni e fa scattare l’immaginazione per iniziare a sognare i momenti che verranno vissuti il giorno delle nozze. Sarà la wedding planner a dover interpretare quelle emozioni negli sposi e carpirle fin dalla prima visita.

Prima di prendere una decisione nel merito, il supporto della professionista diventa prezioso per valutare prezzi, servizi opzionali, sovraprezzi, piani B, e soprattutto disponibilità. Se una location non è disponibile per una data specifica che gli sposi hanno definito come imprescindibile, poi il lavoro diventa molto più semplice. Questo può sconvolgere gli sposi, ma il lavoro della wedding planner è quello di fornire le migliori opzioni possibili per ogni coppia, ed essere in grado di escludere una location accelera il processo di selezione, che a volte rischia di protrarsi troppo a lungo, tra dubbi e indecisioni.

E ‘importante mantenere un approccio empatico ma pragmatico con le coppie: la wedding planner deve assolutamente capire cosa desiderano gli sposi, e quale sia il loro sogno più grande. Solo così riuscirà a trovare la location ideale per loro!

Anche dopo aver scelto la location, il lavoro è ancora molto lungo, ma se la vostra wedding planner ha un rapporto privilegiato con le location che avete visitato, non vi saranno nè segreti nè sorprese; sarà lei a guidarvi nella lettura e nella comprensione del contratto, oltre a gestire il rapporto con la location prescelta, fino al giorno del vostro matrimonio.

I fornitori

Dopo avere progettato lo stile e il mood del matrimonio (per questo vi serve una vera e propria Wedding Designer!) è il momento di iniziare a selezionare fornitori. Questi saranno quelli più adatti alla realizzazione del ricevimento che la Wedding Planner ha proposto agli sposi e concordato con loro, meglio se presentando bozzetti e progetti.

Ecco perchè la Wedding Planner vi proporrà di incontrare una selezione dei fornitori che avrà ritenuto essere i migliori e i più appropriati per concretizzare il vostro matrimonio. Saranno poi gli sposi ad entrare in sintonia con quelli che diventeranno la loro scelta finale.

Alcuni sposi hanno difficoltà nel prendere decisioni e possono sentirsi sopraffatti  da dubbi e insicurezze: una brava professionista li accompagna agli incontri e li aiuta a farsi una idea più informata e completa per ogni fornitore. Altri sposi possono avere poco tempo a disposizione, oppure se stanno organizzando un Destination Wedding potrebbero essere in grado di fare un solo incontro prima del matrimonio.

In questi casi l’esperienza e le conoscenze dirette della wedding planner diventano ancora più determinanti perchè la fiducia degli sposi verrà riposta interamente in lei, ovviamente insieme a tutte le responsabilità che ne conseguono.

Torniamo alla doanda iniziale: “Cosa fa una Wedding Planner?” Come avete visto il lavoro della wedding planner può articolarsi su molti più fronti, e maggiore sarà la professionalità, maggiori le responsabilità, e di conseguenza migliori i risultati garantiti agli sposi.

Trasformare la Magia in Realtà

Dopo che location e fornitori sono stati scelti e prenotati, gli sposi iniziano un percorso durante il quale avranno bisogno di un prezioso aiuto, per tutti quei dettagli che renderanno il matrimonio il giorno magico che hanno sempre immaginato.

Una wedding planner può aiutare la sposa nella selezione dell’abito, accompagnandola agli appuntamenti presso gli ateliers, e altrettanto può fare con lo sposo.

E’ fondamentale seguire passo dopo passo la realizzazione di centritavola, allestimenti e decorazioni floreali, perchè la wedding planner dovrà garantire la riuscita dell’effetto wow sognato dagli sposi. Aiuterà gli sposi a scegliere la wedding cake, i colori di ogni dettaglio, e a selezionare il menu, sedendo al loro fianco durante le prove del cosiddetto tasting, con i catering selezionati. Tutto ciò mentre sarà proprio lei a tenere d’occhio il budget degli sposi.

E non dimenticate tutta la Wedding Stationery! Stiamo parlando di Save the Date, inviti, partecipazioni, menu, segnaposti, libretti messa, tableau e via dicendo. Servirà un progetto coordinato e una wedding planner in grado di studiare un logo per gli sposi, un sito web dedicato e tutte le stampe necessarie. E anche quando gli sposi saranno in ritardo nella compilazione della lista degli invitati, lei sarà al loro fianco…

Conclusioni

Dal momento che non esiste un matrimonio uguale ad un altro, la risposta alla domanda: “Che cosa fa una Wedding Planner ?” non sarà mai una sola e prevedibile. E credetemi, non ho citato in questo articolo tutti ma proprio tutti i compiti che spesso vengono affidati a noi wedding planners dai nostri sposi.

Comunque sia, inviamo questo messaggio: il nostro dovere primario è quello di soddisfare le preoccupazioni che la sposa aveva quando ha deciso di cercare una wedding planner. E’ un compito difficile e mai uguale al precedente, soprattutto perchè stiamo giocando un ruolo fondamentale nel realizzare i sogni di due persone che si amano.

Roberta Torresan Wedding Planner & Designer