Come scegliere la Wedding Planner giusta quando il budget è alto: lezioni imparate da una sposa

Organizzare un matrimonio con un budget a sei zeri non rende automaticamente più semplice scegliere la Wedding Planner giusta. Al contrario: il mercato è pieno di professionisti che si presentano come “star” del settore, con pagine Instagram impeccabili e menzioni su riviste come Vogue o Brides, ma che – messi alla prova – mostrano gravi carenze logistiche e organizzative.

Ecco i consigli pratici di una sposa che, partendo da un processo simile alla due diligence usata nel suo lavoro, ha intervistato oltre 20 candidati prima di scegliere la Wedding Planner.

 

1. Parti dai tuoi bisogni reali, non dai desideri estetici

Prima di parlare di fiori, colori o atmosfere, devi chiarire i fondamentali:

• Che tipo di venue hai scelto (hotel, villa, tenuta privata, resort, destinazione estera)?
• Quanti ospiti prevedi?
• Qual è il budget reale e quello flessibile?
• Ci sono tradizioni culturali da rispettare?
• Quali piani B servono per il meteo?

 

Molti planner parlano di “anni di esperienza” senza entrare nei dettagli.

Chiedi numeri concreti: Quanti matrimoni hanno realmente gestito? Quanti ospiti massimi hanno coordinato?
La lezione chiave: logistica ed esperienza prima dello stile.

Un matrimonio bellissimo che però sfora il budget, o che procede nel caos, non vale nulla.

 

2. Fai scouting con metodo e osserva i tempi di risposta

Crea un’email dedicata al matrimonio e un Google Doc per raccogliere risposte e impressioni.
Quando contatti i planner:

• sii trasparente su budget e visione;
• osserva come e quando rispondono (i migliori lo fanno entro 24 ore, con professionalità e chiarezza);
• diffida di chi ti propone contratti standard senza nemmeno valutare se è adatto al tuo evento.

La reattività iniziale è spesso un’anteprima di come sarà la comunicazione nei mesi successivi.

 

3. Struttura le interviste in più round

Un incontro non basta. Prevedi almeno due fasi:

• Prima intervista (30–40 min): valutare professionalità, esperienza specifica sul tuo tipo di matrimonio, capacità logistiche.
• Seconda intervista (altre 30 min, anche con il partner): porre domande più dure, su imprevisti, sforamenti di budget, gestione di famiglie complicate o conflitti culturali.

Domande cruciali:

• Quanti matrimoni seguite all’anno?
• Qual è la vostra struttura di fee (flat, percentuale)? 
• Raccontatemi un disastro che avete gestito e come lo avete risolto.
• Come strutturate la comunicazione con la coppia?

Durante le interviste valuta:

• rispetto del tuo tempo e del tuo ruolo di cliente;
• chiarezza e onestà (senza condiscendenza);
• capacità di insegnarti qualcosa di nuovo sulla logistica;
• equilibrio tra fermezza e cordialità.

 

4. Non confondere marketing con competenza

Instagram, riviste patinate e recensioni online sono facciate curate, non garanzie di qualità.

Ricorda: chiunque può definirsi “wedding planner” senza alcuna competenza ed esperienza reale.
La vera prova è la conversazione diretta e la capacità di rispondere in modo concreto e puntuale alle tue domande.

 

5. Non fermarti ai primi 3 candidati

Anche se uno dei primi candidati ti sembra “quello giusto”, intervista almeno 10–15 professionisti prima di scegliere la Wedding Planner.

Solo così sviluppi un occhio critico per distinguere il livello “medio” da chi ti offre un servizio davvero eccezionale.
È un po’ come nelle relazioni: non sposi la prima persona che incontri, non dovresti nemmeno affidare centinaia di migliaia di euro al primo planner che risponde.

 

6. Ultimo filtro: stile e “wow factor”

Una volta scremati i candidati competenti, puntuali e logisticamente solidi, puoi lasciarti guidare da estetica e affinità personale:

• il loro stile visivo è compatibile con i tuoi gusti e la tua cultura?
• ti piacerebbe prendere un caffè con loro e introdurli alla tua famiglia?
• ti trasmettono entusiasmo ed energia positiva?

Il planner perfetto deve farti pensare: “Sì, mi fido a mettere il mio giorno più importante nelle loro mani.”

 

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Il mercato del wedding planning è saturo e poco trasparente.

Molti professionisti investono più in immagine che in competenza.

La chiave per non farsi travolgere è affrontare la scelta come un vero processo di selezione: con metodo, pazienza e domande difficili.

Ricorda: sei tu il cliente, non devi sentirti “fortunato” ad essere accettato da un planner di lusso. Sei tu a decidere chi merita di gestire il tuo investimento e il tuo sogno.

In sintesi: logistica prima dello stile, competenza prima del glamour.
Quando trovi una planner che ti convince su entrambi i fronti, allora sì: hai trovato la persona giusta.

 

 

Condivido in pieno.

Se sei una Sposa, prendi ispirazione.

Se sei una Planner, prendi nota.

 

Roberta Torresan

Wedding Planner & Designer