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Cosa fa una Wedding Planner Full Service?

Assumere una wedding planner non è una scelta facile, soprattutto se non hai ben chiaro cosa fa una wedding planner, e devi sapere non tutte le wedding planner impostano il loro lavoro alla stessa maniera, quindi non fanno tutte le stesse cose.

C’è un numero enorme di wedding planners a disposizione degli sposi ma ci sono anche molte differenze nei loro servizi.

Alcune sono specializzate solo nel coordinamento del Wedding Day, mentre altre elencano ciò che è incluso nei diversi pacchetti suddivisi per prezzo.

Ma cosa fa una Wedding Planner Full Service?

E soprattutto, come valutare l’effettiva capacità ed esperienza adatte per riuscire ad offrire un servizio completo e professionale?

E non è detto che la valutazione possa essere fatta solo sul prezzo, anzi. Più economico non è necessariamente la scelta migliore, anzi.

E solo perché due professionisti dicono di offrire entrambi una pianificazione del matrimonio full service non significa che offrano gli stessi servizi.

Full Service sì, ma cosa include?

Per alcune wedding planners, full-service significa poche ore di aiuto per poi scomparire, mentre per altre quel numero può raggiungere centinaia di ore di lavoro per aiutare e supportare la coppia quasi senza limiti.

Non è possibile confrontare i costi di due professionisti senza capire cosa è esattamente incluso nella loro interpretazione di “full-service” anche e soprattutto nella qualità di ciò che offrono.

Per aiutarti a capire meglio, concentriamoci su cosa significa veramente una organizzazione Full Service di un matrimonio.

Innanzitutto una Wedding Planner Full Service dovrebbe sempre includere l’aiuto per la selezione dei fornitori, partendo da una lista di aziende e professionisti di fiducia e garantendo l’assistenza nelle trattative e nella contrattazione.

Partendo dalle indicazioni degli sposi e dalle caratteristiche del matrimonio, una wedding planner ti dovrà aiutare ad individuare ogni professionista di cui avrai bisogno. Probabilmente ti segnalerà anche fornitori a cui non avevi mai nemmeno pensato.

Anche se hai già scelto la tua location, il tuo planner sarà lì per gestire ogni rapporto tra te e la site manager, negoziare i prezzi del catering e stabilire tutte le tempistiche dell’evento per assicurare che tutto fili alla perfezione.

Un servizio completo deve includere tutti i sopralluoghi necessari alla progettazione dell’evento e alla pianificazione del lavoro di ogni fornitore prescelto, coordinandoli tutti come un vero regista.

Non solo allestimenti.

Le coppie tendono a confondere gli allestimenti di un matrimonio con tutto ciò che fa una wedding planner, ma sono davvero i dettagli meno visibili quelli che alla fine che contano di più e fanno la differenza.

L’organizzazione di un matrimonio di successo deve badare molto più che solo all’estetica, perchè ha a che fare con il processo e il lavoro di squadra gestito proprio dalla wedding planner.

Le Wedding Planners fanno in modo che il vostro evento sia pianificato per tempo, risolvono problemi di cui non vi accorgerete nemmeno, gestiscono gli inconvenienti dell’ultimo minuto e sono il vostro alter ego in qualsiasi situazione durante tutto il processo di pianificazione.

La pianificazione di un servizio completo significa anticipare ogni tua esigenza, ma anche educarti sulle opzioni esistenti per creare un evento tutto tuo, non la copia di qualcos’altro.

Non solo gli Sposi.

Una Wedding Planner Full Service ha a cuore l’esperienza di ogni tuo ospite.

Ovviamente sarà focalizzata su di te. Ma si assicurerà che anche i tuoi ospiti possano godere di un’esperienza memorabile.

Dalla prima risposta all’RSVP, fino al benvenuto nella stanza d’albergo, e in qualsiasi momento di contatto con i tuoi ospiti, la wedding planner ed il suo team si attiveranno in maniera premurosa per curare ogni dettaglio e farli sentire davvero speciali.

Il servizio di una wedding planner full service va ben oltre il giorno del matrimonio.

Un Team tutto per te.

In realtà l’assistenza agli sposi, soprattutto quelli più esigenti, si allarga ormai a comprendere matrimoni che durano un intero weekend, o che includono party di benvenuto e brunch del giorno dopo.

Gestire questo genere di eventi richiede l’aiuto di un team strutturato, con esperienza in questo specifico tipo di matrimoni.

Una persona, per quanto brava e professionale, non può fare tutto da sola quando si tratta di gestire un  matrimonio importante.

In questi casi, cosa fa una wedding planner full service? Gestisce l’evento fin da subito con un team specializzato per aree di competenza. Ogni membro del team serve da punto di riferimento durante il processo di pianificazione, mentre il giorno del matrimonio ogni aspetto dell’evento verrà curato da una persona incaricata di averne controllo e responsabilità.

Ciò significa anche che con il suo team verificherà l’avanzamento dei lavori di ogni fornitore prescelto, sia durante il periodo di organizzazione del matrimonio, sia nel corso dei preparativi durante le ore che precedono l’inizio della cerimonia e del ricevimento.

La wedding planner full service inoltre, si prende cura dei contratti di ogni tuo fornitore, li controlla e li verifica, prima che tu li debba sottoscrivere.

Ti aiuta a concordare le clausole più importanti, grazie alla sua esperienza nel settore. Ovviamente dopo averti assistito nella negoziazione del prezzo e nella selezione del fornitore più appropriato per il tuo matrimonio. Poi gestirà con la coppia i termini di pagamento e le scadenze degli stessi.

Facciamo però un passo indietro. Non si può iniziare un processo di organizzazione senza prima avere costruito un budget ben dettagliato.

Questo significa spesso anche educare le coppie sui prezzi di mercato più in linea con le aspettative degli sposi stessi.

E una volta strutturato il budget perfetto, questo va monitorato in maniera puntuale e costante, facendo sì che ogni eventuale aumento di spesa sia ben calibrato e condiviso con gli sposi.

Oltre l’organizzazione.

Un matrimonio ben organizzato richiede anche competenze legate alla produzione dell’evento. Soprattutto se parliamo di eventi che includono aspetti fuori dall’ordinario: arredi,  spettacoli, trasformazione degli spazi e tanto altro ancora.

Qui si tratta di avere al proprio fianco una wedding planner capace di produrre un evento in grande stile, scegliendo i partners più adatti ed esperti, e di delineare la timeline più efficiente per il risultato atteso.

Intimità e Professionalità.

Dobbiamo dirlo, una wedding planner di questo livello, ha l’arduo compito di trovare il giusto equilibrio tra il rapporto personale con gli sposi e la gestione di una vera e propria azienda.

Non hai a che fare con una wedding planner che dipende quasi unicamente dal tuo matrimonio, ma con una professionista con un importante portfolio di clienti ed un bagaglio di esperienza senza eguali, che al tempo stesso deve riuscire a stabilire un legame intimo con la sposa, trasmettendo competenza e autorevolezza.

Vantaggi? Hai una vera agenzia al tuo servizio con un numero impressionante di matrimoni alle spalle. Consigli? Lascia fare a loro!

Servizi On Demand.

Una wedding planner full service infine, lavora spesso con sposi le cui richieste vanno oltre le più comuni aspettative.

E quindi si è attrezzata per rispondere alle richieste più esigenti. Saprà accontentarti anche se vorrai un sito web dedicato al tuo matrimonio, se vorrai una gestione in toto delle prenotazioni e dei transfers per gli ospiti che vengono da fuori città, e per loro si prenderà anche cura di organizzare attività ed escursioni per vivacizzare la loro permanenza prima e dopo il giorno del ricevimento.

Roberta Torresan Wedding Planner & Designer