Quanto costa un Luxury Wedding Planner?

I Fee di un Luxury Wedding Planner possono variare notevolmente in base all’area geografica, al modello di business e al livello di esperienza del wedding planner, ma in generale è importante capire che le tariffe di un luxury wedding planner di lusso saranno – e dovrebbero essere – una parte importante del budget totale del tuo matrimonio.

Infatti, ti dovresti insospettire (e allarmare) se un wedding planner che si propone di organizzare e gestire un matrimonio di lusso ti dovesse chiedere un fee simile a quello di un planner che organizza matrimoni medi o medio-bassi (perdonami il temine comparativo ma vorrei rendere l’idea).

Sebbene ogni progetto sia diverso e non sia possibile sapere all’inizio quanto tempo verrà dedicato al tuo matrimonio in particolare, sappiamo per esperienza che il nostro tempo si misurerà in centinaia e centinaia di ore – distribuite spesso su almeno 12/18 mesi  –  senza nemmeno contare il tempo che verrà richiesto nella settimana stessa del matrimonio.

Sia che il tuo planner ti addebiti una tariffa fissa o una basata su una percentuale del budget totale del matrimonio, è ragionevole e onesto aspettarsi che il compenso finale si allinei intorno al 10-20% del budget totale (Considera che a livello internazionale lo standard del settore è il 18%).

Potrebbe sembrarti un prezzo elevato a prima vista, ma se consideri la quantità di tempo e responsabilità richieste, si capisce rapidamente che un planner dovrebbe costare più della band, più del fotografo, più della maggior parte degli altri servizi e fornitori.

Se desideri un matrimonio di lusso, un planner di alto livello è un notevole vantaggio per te perchè sarà fondamentale per massimizzare e proteggere il tuo investimento come merita.

Ricorda: nessun altro fornitore o azienda dedicherà più tempo, progettazione, competenza e sforzo nel tuo matrimonio rispetto al tuo luxury wedding planner, e nessun altro potrà essere un alleato altrettanto prezioso per realizzare la tua idea di matrimonio.

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Come si definisce un Luxury Wedding?

E’ difficile usare il termine “luxury” per definire o descrivere un matrimonio, mentre sarebbe preferibile invece usarlo per descrivere uno standard di qualità che è importante per una coppia.

Tutti noi definiamo il lusso in modi diversi, ed è un termine relativo.

Detto ciò, quando diciamo che offriamo un servizio al mercato del lusso, generalmente intendiamo che siamo adatti a servire coppie e clienti che apprezzano un processo di pianificazione e design incredibilmente completo, complesso e che sembri impeccabile, esemplare, originale e ispirato all’eccellenza dall’inizio alla fine.

Questi clienti danno grande importanza all’esperienza degli ospiti, e sebbene non sia sempre questione di budget, è chiaro ed evidente che dovrà essere offerta una esperienza di livello memorabile nelle vite di tutti coloro che parteciperanno al matrimonio.

Il lusso non riguarda solo l’aspetto visivo di un matrimonio, o quanto viene speso per creare un allestimento. Riguarda il modo in cui un matrimonio è vissuto, sentito e goduto. Pertanto, il lavoro di un luxury wedding planner è altamente personalizzato per le preferenze, le personalità, lo stile di accoglienza e i gusti di ogni coppia.

Ben oltre gli standard di personalizzazione che vengono spesso sbandierati a tutti i livelli.

La customizzazione è nella natura stessa di un luxury wedding e non è necessario promuoverla nè comunicarla al pubblico.

Una coppia che cerca la guida professionale di un wedding planner o di un designer di lusso si aspetta eccellenza e personalizzazione.

Spesso c’è una forte attenzione agli elementi artistici originali, crearti per l’occasione. Un matrimonio di lusso deve superare le aspettative e mettere sempre l’eccezionalità dell’ospitalità in primo piano.

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Quanto può valere un Luxury Wedding

A livello internazionale un budget per un Luxury Wedding varia da circa €100k a €500k, e un budget al di sopra di €500k è considerato “ultraluxury” (fonte: Style Me Pretty).

Anche se è utile avere questi parametri di riferimento come punto di partenza, è anche vero che non ogni matrimonio di lusso comporta necessariamente un budget superiore a $100k, ed è più utile considerare l’investimento per ospite, piuttosto che una cifra complessiva. Ad esempio, un matrimonio da $70k-$80k per poche decine di invitati potrebbe facilmente essere considerato un’esperienza di lusso, considerando che di sicuro comporterà una esperienza di eccellenza per i pochi ospiti previsti.

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Come calcolare il tuo Budget?

A meno che tu non abbia risorse illimitate a tua disposizione, il modo migliore per determinare un budget per il tuo matrimonio è avvalersi della competenza professionale di un wedding planner.

Il passo successivo dovrebbe consistere nel determinare una cifra “da non superare”. Che tale cifra sia €100k, €200k, €500k o 1 milione di euro, questo consiglio non cambia.

Ciò non significa che il tuo matrimonio dovrà costare esattamente quella cifra, ma è immensamente utile avere un punto di riferimento da cui partire per lavorare a ritroso.

L’alternativa è lavorare verso l’alto, finché non si raggiunge una cifra che ti fa sentire a disagio. In teoria questa può sembrare una buona opzione, ma in pratica è un modo per perdere tempo, creare delusioni e prima o poi dover rifare tutto da zero.

Molti sposi ti dicono “Tu sei la Wedding Planner, dimmi tu quanto costerà il mio matrimonio“, ma la verità è che ci sono letteralmente infinite possibilità, e un livello di aspettative di budget è fondamentale se si vuole evitare errori di investimento costosi che non si potranno più correggere.

Qualsiasi wedding planner competente ed esperto può offrirti stime e preventivi, e ti aiuterà e guiderà per prendere decisioni sagge quando si tratterà di fare scelte che si allineino con i tuoi obiettivi di budget. Ma nessun planner può farlo senza conoscere due informazioni essenziali:

(a) il numero stimato degli invitati e la tua flessibilità di adeguarlo se necessario

(b) la tua aspettativa per il budget e/o una cifra da non superare.

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Come si sceglie un Luxury Wedding Planner?

È giusto aspettarsi che qualsiasi wedding planner a servizio completo offra una guida professionale, aiuti a trovare fornitori partner, esamini i contratti, crei una timeline, coordini i fornitori e supervisioni tutto l’evento il giorno del del matrimonio.

Questa è una descrizione molto semplice di un processo complesso, ma è ciò che qualsiasi cliente dovrebbe ragionevolmente aspettarsi da qualsiasi wedding planner “Full Service”, anche a un livello di esperienza basso come punto di partenza.

Un approccio Full Service per un luxury wedding planner  è decisamente più complesso e molto spesso viene descritto come un servizio ispirato ad uno stile “Concierge”.

Parliamo di clienti che investono di più, ma che hanno richieste ben più strutturate. Richiedono una dettagliata organizzazione logistica e sono molto attenti al design dell’evento nei singoli dettagli (a partire da come viene presentato il progetto), e infine si aspettano una gestione professionale del budget.

Ci sono poi alcuni elementi fondamentali che supereranno sempre i limiti delle aspettative tipiche del wedding planner medio. Alcuni esempi includono il design e l’invio degli inviti, la gestione completa (e digitale) degli RSVP, la creazione di siti web personalizzati per il matrimonio, e la gestione totale del matrimonio attraverso un software dedicato.

Questi non sono servizi optional, ma sono servizi che dovrebbero essere inclusi per tutti i clienti come parte del processo complessivo.

Un’altra differenza evidente è che per ogni matrimonio debbono essere condotte delle ricerche e selezioni specifiche per costruire una squadra personalizzata di professionisti che saranno i migliori per servire quella coppia di sposi clienti. I clienti non devono aspettarsi una lista di dieci fotografi (ad esempio) con la richiesta di sceglierne uno.

Il luxury wedding planner deve investire tempo, sforzi ed esperienza per curare una selezione di non più di due o tre fornitori (a volte anche solo uno!) che ritenga siano le migliori opzioni per quella specifica coppia di sposi.

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Qualche suggerimento.

Confronta i wedding planner! Ogni professionista è diverso.

Ad esempio, non tutti i wedding planner sono designer, e viceversa.

E non tutti i planner che offrono design per eventi hanno un team di design interno.

Nessuna agenzia è esattamente uguale all’altra, ed è importante trovare una persona (o un team) con cui ti senti a tuo agio al punto da poter discutere di dinamiche familiari importanti o delicate, obiettivi o preoccupazioni di budget, e altri dettagli che potresti non condividere facilmente nemmeno con i tuoi amici più stretti.

Nella fase iniziale vale la pena dedicare il tempo necessario per considerare attentamente la competenza, l’esperienza, il comportamento, la personalità, le referenze, il portfolio e lo stile di conversazione e comunicazione di un wedding planner prima di assumerlo.

Roberta Torresan

Wedding Planner & Designer